1.Hvem er behandlingsansvarlig?
Ocean RC ved Aslak Bakke er behandlingsansvarlig for de personopplysningene bedriften henter inn og behandler. Dette gjelder opplysninger om våre kunder og samarbeidspartnere, som har et kundeforhold eller et potensielt kundeforhold, og som bruker våre tjenester. 

 

At vi er behandlingsansvarlig betyr at vi er forpliktet til blant annet å informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine, og til å beskytte personopplysningene dine. Det er viktig for oss at du føler dine personopplysninger er trygge hos oss, og vår personvernerklæring skal gi deg informasjon om hvordan vi jobber for dette. Dersom du har spørsmål om hvordan eller hvorfor vi behandler personopplysningene er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjon nederst i personvernerklæringen.

​

2.Hvor lagres persondata: 
Persondata fra våre kunder og samarbeidspartnere lagres på denne måten: 
I vår skytjeneste hos Microsoft Office 365, beskyttet med passord 
I vår mailtjeneste hos Microsoft Outlook 
I passordbeskyttet mappe på PC og låsbart arkivskap/ kontor
I vårt HMS-system QC-Web
Hos vår mobiloperatør Telenor
I system hos vår regnskapsfører Real Økonomi AS 
I system hos vår revisor Bergen Revisjon AS    
Gjennom vår nettsideportal operert av Wix.com
Gjennom vår nettsideportal på Facebook
I system hos vår bank, Sparebanken Vest
I system ved bruk av Google Forms
Kontaktinformasjon blir lagret i de overnevnte system dersom du kontakter oss, eller betaler via ordningene.  

3.Hvordan sikres, arkiveres og slettes opplysningene
3.1 Sikring av dine personopplysninger
Vi vil sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med legitime behandlingsgrunnlag. I tillegg har vi avtaler med samtlige samarbeidspartnere og leverandører for å sikre at dine personopplysninger behandles på en trygg og forsvarlig måte (Jf. Databehandleravtaler). 
 
3.2 Lagring av persondata
Ocean RC lagrer persondata om sine kunder, samarbeidspartnere og andre som har vært i kontakt med oss, i egne register og ordresystem, og i mappe på passordbeskyttet PC. Ellers vil opplysningene bli lagret i vår sky som er sikret av Microsoft sine trygghetstiltak. Opplysningene blir lagret i maks fem år etter oppføring, kortere eller lenger dersom loven tilsier dette. For kunder hos oss blir opplysningene lagret så lenge det foreligger et kunde- eller samarbeidsforhold.

​

3.2 Sletting og oppbevaring
I forhold til personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 17 vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Ift. Bokføringsloven § 13, 2. skal visse opplysninger, som kontrakt og fakturagrunnlag med blant annet navn, adresse og kundenummer, lagres i 5 år etter kundeforholdet er avsluttet. Etter oppbevaringstiden på 5 år vil vi ha slettet og/eller anonymisert alle personopplysninger som kan identifisere deg som kunde.

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, slettes disse når samtykket trekkes tilbake.

4.Oversikt over personopplysninger som behandles
Over har vi angitt hvilke opplysninger vi behandler for ulike formål og på ulike grunnlag. Her gir vi en oversikt over opplysninger vi kan behandle om deg (kan gjelde alle som er kunde eller samarbeidspartner til Ocean RC):
Fornavn
Etternavn
Telefonnummer
Privatadresse
Faktura- og bedriftsadresse
E-postadresse
KID-nummer og fakturareferanse
Kortnummer på sertifikat/ kompetansebevis
Kontonummer (gjeld kun etter avtale, eller ved utbetaling av lønn)
Personnummer (eksempelvis ved registrering av sertifikat, eller ved ansettelsesforhold)
IP-adresse
Cookies (informasjonskapsler)
Google Maps og Google web fonts (kun for optimalisering av nettside)

 

 

5.Hvorfor lagres dine data? 
Dine persondata lagres med det formål at vi i Ocean RC skal kunne levere produkter/ tjeneste eller varer til deg som kunde. Eller i samband med at vi skal kunne holde kontakt med deg som kunde eller samarbeidspartner.

​

5.1 Nyhets- og informasjonsbrev
Som kunde vil du motta nyhets- og informasjonsbrev fra oss, hovedsakelig digitalt. Nyhets- og informasjonsbrevene kan inneholde både nyttig informasjon fra oss knytt til kurs, kompetanseheving, tjenester, nyheter og annet, og kan i enkelte tilfeller regnes som markedsføring. Vi behandler denne informasjonen med grunnlag i personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, fordi vi har en interesse i å kunne kommunisere med deg som kunde, markedsføre våre produkt og gi deg relevante tilbud. Du kan når som helst gi beskjed om å ikke få tilsendt denne informasjonen som kan regnes som markedsføring.

​

5.2 Kundeundersøkelser
Det er viktig for oss å få dine tilbakemeldinger slik at vi kan forbedre vår service, tjenester og kurs. Derfor vil vi kunne bruke navn, telefonnummer og e-postadresse for å sende deg kundeundersøkelser. Ved disse undersøkelsene bruker vi Google forms.

​Behandlingsgrunnlaget for dette formålet er personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel. 6 nr. 1 bokstav, fordi vi har en interesse av å få vite hvordan kundene våre opplever oss.
 

6. Databehandlere
6.1. Kommunikasjon og behandling av dine forespørsler
Når du kontakter oss via telefon eller SMS vil ditt navn og telefonnummer registreres i våre register og hos vår mobiloperatør. Når du kontakter oss via mail vil din e-post registreres. Kontakter du oss via chatte-funksjoner som Facebook Messenger, vil ditt navn registreres hos oss. Kontakter du oss via vårt kontaktskjema på hjemmesiden, vil alle opplysninger du oppgir der lagres i våre systemer. Alle register blir også lagret i mappe i våre sky-tjenester. I tillegg benytter vi Real Økonomi AS som vårt regnskapsbyrå og økonomisystem, dermed vil alle data i forhold til fakturering bli bokført her.

​

6.2 Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi bruker troverdige leverandører, kursinstruktører og system for å kunne levere på våre tjenester. Disse må følge høye sikkerhetsstandarder for datavern. Vi deler kun informasjon som er nødvendig for å oppfylle behandlingsaktiviteter knyttet til ditt avtale- eller kundeforhold. Med denne type leverandører har vi databehandleravtaler, som tilsier at de skal bevare informasjonen konfidensielt og følge våre instrukser for behandling og sletting. 

7.Dine rettigheter
Du har en rekke rettigheter ovenfor oss som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Du har blant anna:
Rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 15),
Rett til utlevering/dataportabilitet av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 20)
Rett til å fremme innsigelser (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 21)
Rett til å be om korrigering av opplysninger (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 16)
Rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen avgrenses (personopplysningslova § 1, jf. GDPR artikkel 17 og 18)

7.1 Klage
Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg likevel til alltid å ta kontakt med oss først.

7.2 Krav til legitimering
Dersom du ber om for eksempel innsyn i dine personopplysninger må vi vite at det faktisk er deg som spør. Derfor må du legitimere deg for å få innsyn i dine personopplysninger. Ditt innsynskrav vil blir besvart innen 30 dager etter forespørsel. Opplysningene vil bli tilsendt via e-post (gjelder ikke sensitive personopplysninger).

 

8.Kontaktinformasjon
For spørsmål eller ved ønske om innsyn, retting eller sletting, ta kontakt med:

Ocean Recruitement & Competence AS ved Aslak Bakke
Litlås 20, 5954 Mongstad
​
Mail:     aslak@ocean-rc.no
Mobil:    +47 412 76 301
Org.nr: 919 304 421